EASY News - Aktuelle Informationen

Hier erhalten Sie regelmäßig aktuelle Informationen rund um shopwin & Co.

Was bedeutet das für Sie als shopwin Anwender?

1. Versand von E-Rechnungen an gewerbliche Kunden:

   shopwin kann bereits seit mehreren Jahren XRechnungen erzeugen, da diese im Business-to-Government-Bereich Pflicht sind. 

   Ab 2025 wird Shopwin auch für gewerbliche Kunden XRechnungen versenden können, zusammen mit einem PDF der Rechnung. Somit kann der Empfänger (ihr Kunde) eigenständig entscheiden, ob er die elektronische Rechnung oder die PDF-Rechnung weiterverarbeitet. Der Originalbeleg ist die maschinenlesbare XRechnung, die archiviert werden muss.

2. Empfang von XRechnungen oder ZUGFeRD Rechnungen:

   Für XRechnungen wird ein Viewer (eine externe Software) empfohlen, um diese menschenlesbar zu machen. Eine Empfehlung für einen Viewer wird noch folgen. Es ist auch nicht auszuschließen, dass ein solcher Viewer zukünftig Bestandteil von shopwin wird – hier bleibt zunächst abzuwarten, wie schnell sich welche E-Rechnung durchsetzt.

   ZUGFeRD Rechnungen beinhalten bereits ein PDF-Dokument der Rechnung, mit dem wie bisher gearbeitet werden kann.

Was ist die Voraussetzung, um die E-Rechnung in Ihrem Shopwin-System einsetzen zu können?

Wir werden unseren Kunden rechtzeitig im Laufe des 4. Quartals ein entsprechendes Update, in dem sämtliche gesetzlichen Anforderungen umgesetzt sind, zur Verfügung stellen. Bitte spielen Sie das Update dann unmittelbar ohne Verzögerung eigenständig ein, damit die noch notwendigen Konfigurationen auch rechtzeitig vor dem 01.01.2025 vorgenommen werden können.

Wichtig:
Es können nur Kunden mit einem SQL-Server ab SQL 2012 updaten! Der Einsatz eines aktuellen SQL-Servers erfordert meist auch eine neue Server-Hardware oder den Umzug in ein Rechenzentrum. Bei Fragen stehen wir Ihnen hier gerne zur Verfügung.

 Weitere Details erhalten Sie in Kürze auch per aktuellem Newsletter.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine in einem speziellen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss einer EU-Norm entsprechen. Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung als rein maschinenlesbares Format und ZUGFeRD als hybrides Format, welches eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer für das menschliche Auge lesbaren PDF-Rechnung darstellt. Das teilweise bereits von Unternehmen genutzte EDI-Verfahren bleibt zulässig, könnte jedoch künftig Anpassungen erfordern.
 

Welche Formate sind zugelassen?

1. XRechnung: Ein XML-basiertes Datenmodell, das als Standard für die E-Rechnung etabliert ist und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird. Es ermöglicht die automatische elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungsinhalten.
    

2. ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer codierten XML-Datei (Syntax UBL und CII) kombiniert.  

    

Was ist mit den bisherigen EDI-Formaten (z.B. EDIFACT D96A)?

Der Bundesrat hält es für erforderlich, dass bereits etablierte elektronische Rechnungsformate (eventuell mit Anpassungen) weiterhin genutzt werden können. Das Bundesfinanzministerium arbeitet hier nach massiven Einsprüchen aus den Interessenverbänden aktuell an einer Lösung.

Übergangsfristen für die E-Rechnung

1. Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
2. Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz > 800.000 € im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden.
3. Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden können.

Wieso muss eine E-Rechnung ausgestellt werden?

In Deutschland wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) zukünftig verpflichtend. Betroffen sind Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Keine E-Rechnungspflicht gibt es im B2B-Bereich grundsätzlich für nicht steuerbare oder steuerfreie Lieferungen und Leistungen sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 €. Für das Privatkundengeschäft (B2C) ist derzeit keine E-Rechnungspflicht geplant.
 

Konsequenzen bei Nichtbeachtung

Wer seiner Verpflichtung zur Teilnahme am E-Rechnungsverkehr nicht wie vorgeschrieben oder zu spät nachkommt, riskiert unter Umständen steuerliche Nachteile und auch Bußgelder von bis zu 5.000 €.
 

Quellen mit weiterführenden Informationen:

• Bundesrat stimmt zu: E-Rechnungspflicht für Firmen kommt ab 2025 | heise online
• DATEV
• E-Rechnung-Bund
• Verband E-Rechnung

TSE - Technisch zertifizierte Sicherheitseinrichtung

Neue Gesetzesänderung

KassensichV - Das wichtigste auf einen Blick!

Nachdem es in den letzten Jahren bereits zahlreiche Gesetzesänderungen (Einzelaufzeichnungspflicht 2010, GoBD 2015, Kassennachschau 2018) gab, gilt nun seit 2020 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Wir informieren Sie im Folgenden, was dieses neue Kassengesetz besagt und welche Pflichten und Fristen für die Einzelhändler zu beachten sind.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sieht ab dem 01.01.2020 zahlreiche Neuerungen für Kassenbetreiber vor. Die Anforderungen an sämtliche Kassen-, Abrechnungs-, Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme werden dabei neu geregelt werden. Ziel der KassenSichV ist, dass sämtliche Aufzeichnungen im Unternehmen vor Manipulationen geschützt werden, um Steuerhinterziehung zu vermeiden.

Ebenso wie die bereits in Kraft getretenen GoBD und der Kassennachschau ist die KassenSichV damit ein wichtiger Teil der Fiskalisierung und rechtlich im „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ festgelegt. Die Umsetzung wird durch das Finanzamt auf das Schärfste kontrolliert.

In zahlreichen anderen europäischen Ländern existieren bereits vergleichbare Regelungen. In Österreich besteht zum Beispiel bereits seit 2017 eine Registrierkassenpflicht. Deutschland gehört damit zu einem der letzten Länder, in dem die Fiskalisierung von Kassensystemen nun umgesetzt wird.

Was sind die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung?

Folgende Pflichten ergeben sich für den Kassenbetreiber:

1. Alle Kassensysteme müssen über eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die TSE sorgt dafür, dass alle Daten und Vorgänge manipulationssicher verschlüsselt werden.


2. Belegausgabepflicht
   Alle Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen und den Kunden zur Verfügung gestellt werden.
    
3. Kassenmeldepflicht
   Alle elektronischen Kassen müssen beim Finanzamt gemeldet werden.

Was ist die Nichtbeanstandungsfrist?

Die Kassensicherungsverordnung gilt eigentlich bereits seit dem 01.01.2020. Die Frist wurde aber bereits im vergangenen Jahr bis zum 30.09.2020 verlängert, da technische Details der TSE lange unklar waren und auch die notwendige Zertifizierung der TSE ein langwieriger Prozess war.

Was ist die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Die TSE soll sicherstellen, dass einzelne Vorgänge an der Kasse nicht nachträglich manipuliert oder gar gelöscht werden können. Dazu schickt die Kasse unmittelbar nach dem Kassenvorgang alle Daten an die TSE. Die TSE besteht aus drei Einheiten:

1. Sicherheitsmodul:
   Sorgt dafür, dass die Daten und Vorgänge so gesichert werden, dass diese nicht verändert oder gelöscht werden können.


2. Speichermedium:
   Sorgt dafür, dass die Aufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
    
3. Digitale Schnittstelle:
   Sorgt für eine reibungslose Übertragung der Daten von der Kasse an das Finanzamt.

Wer kümmert sich um die TSE der Kassen?

Der Software- und Kassenhersteller ist verpflichtet, die Kassen mit einer TSE auszustatten. Wir werden uns dazu rechtzeitig mit unseren Kunden in Verbindung setzen und ein entsprechendes Angebot über die notwendige Hardware je nach Anzahl der Standorte und Kassenplätze unterbreiten. Die notwendige Konfiguration und Einrichtung der TSE kann vom Händler anhand einer Dokumentation selbständig durchgeführt werden. Gerne sind wir aber dabei auch behilflich.

Was ist die Belegausgabepflicht?

Alle Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen nachgewiesen und den Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist aber nicht dazu verpflichtet, diesen auch mitzunehmen. Bei der Belegausgabepflicht handelt es sich um eine wichtige Maßnahme, dass Geschäftsvorfälle nicht nachträglich verändert oder storniert werden können.
 

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Die Kassenbetreiber müssen alle Kassen dem zuständigen Finanzamt melden. Damit kann der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Händler gesetzeskonforme Kassen einsetzen. Allerdings ist noch völlig unklar, wie man dieser Kassenmeldepflicht nachkommen soll. Denn das dafür vorgesehene Meldeformular der Finanzbehörden ist aktuell noch nicht verfügbar.

Aber es scheint klar, dass folgende Informationen an die Finanzbehörden gemeldet werden müssen:

1. Firmenname und Steuernummer des Kassenbetreibers
2. Art der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.
3. Anzahl, Seriennummern und Orte der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme.
4. Datum der Anschaffung, der Außerbetriebnahme oder sonstiger Änderungen des eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die Pflicht zu dieser Kassenmeldung obliegt dem Kassenbetreiber. Die Meldung ist unabhängig von der Art der Anschaffung der Kassen (Miete, Kauf, Leasing, etc.).

Was ist die Voraussetzung, um die TSE in Ihrem Shopwin-System einsetzen zu können?

Wir werden unseren Kunden rechtzeitig im Laufe des Sommers ein entsprechendes Update, in dem sämtliche gesetzlichen Anforderungen umgesetzt sind, zur Verfügung stellen. Bitte spielen Sie das Update dann unmittelbar ohne Verzögerung ein, damit die noch notwendigen Konfigurationen auch rechtzeitig vor dem 01.10.2020 vorgenommen werden können.

Wichtig:
Es können nur Kunden mit einem SQL-Server ab SQL 2012 updaten! Der Einsatz eines aktuellen SQL-Servers erfordert meist auch eine neue Server-Hardware oder den Umzug in ein Rechenzentrum. Bei Fragen stehen wir Ihnen hier gerne zur Verfügung.

Was passiert, wenn keine gesetzeskonforme Kasse ab dem 01.10.2020 eingesetzt wird?

Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung und der nicht ordnungsgemäßen Durchführung der neuen Anforderungen können zu hohen Bußgeldern führen. Generell kann bei Verstößen ein Bußgeld von 5.000 bis zu 50.000 € angesetzt werden. Zudem können Ungereimtheiten in den Aufzeichnungen sehr schnell die ordnungsgemäße Buchhaltung gefährden und sogar als Steuerhinterziehung eingestuft werden, was bekanntlich zu hohen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen führen kann.

Wie erfolgt eigentlich eine Prüfung durch das Finanzamt?

Wenn die Kasse über eine zertifizierte TSE verfügt, besteht beim Finanzamt die Vermutung, dass die Kassenaufzeichnungen korrekt erfolgen. Dennoch wird es regelmäßige Kontrollen geben, denn genau das ist das Ziel der Kassensicherungsverordnung und der TSE.

Dank der in der TSE enthaltenen digitalen Schnittstelle ist der Datenexport für das Finanzamt sehr leicht möglich. Mit Hilfe einer Prüfsoftware kann dann in Sekundenschnelle kontrolliert werden, ob Manipulationen und Löschungen vorgenommen wurden.

Wie sehen die Lösungen der EASY aus?

In Abhängigkeit der Infrastruktur beim Händler haben wir verschiedene Lösungen:

1. TSE-Server Fiscal Hub 3 oder 8
   Über diese Hardwareeinheit können dann entweder drei oder bis zu acht Kassenplätze mittels eines USB-Zertifikatssticks zertifiziert werden.
   
    
2. Epson USB Stick, 5 Jahre Zertifikatslaufzeit:
   Die integrierten Zertifikate haben eine Laufzeit von fünf Jahren und müssen dann erneuert werden.
   
    

Welche Kosten kommen auf den Kassenbetreiber zu?

Es kommen Kosten für die Anschaffung der Hardware (TSE Stick, TSE-Server) auf die Kassenbetreiber zu. Diese hängen stark von der Infrastruktur (Anzahl der Standorte, Anzahl der Kassenplätze) beim Händler ab. Zudem fällt eine Dienstleistung für die Konfiguration der Hardware und die notwendigen Einstellungen in der Software an. Diese kann der Händler aber anhand einer zur Verfügung gestellten Dokumentation grundsätzlich auch selbst durchführen.

Tipps zur Kassensicherungsverordnung

Wir geben allen Kassenbetreibern folgende Tipps zur Kassensicherungsverordnung:

1. Kontaktaufnahme mit Ihrem Kassen-/Softwarehersteller:
   Wird die Kasse oder Software die Anforderungen der KassenSichV erfüllen? Falls nicht, dann sollten Sie sich bitte rechtzeitig um einen Systemwechsel kümmern.
   
   Mit der shopwin-Software sind Sie definitiv auf der sicheren Seite. Unsere Software wird selbstverständlich alle Anforderungen erfüllen, so dass eine ordnungsgemäße Kassenführung kein Problem sein wird.
    
2. Rechtzeitige Umstellung auf neue Kassen/Software:
   Wir empfehlen unseren Kunden das für die KassenSichV notwendige Update schnellstmöglich nach Bereitstellung (ca. Juli 2020) einzuspielen. Denn es sind dann auch noch Konfigurationen in der Software vorzunehmen. Sollte dann aus irgendwelchen Gründen etwas nicht funktionieren, gibt es keine Übergangsfrist mehr. Buchungen, die ab dem 01.10.2020 ohne TSE getätigt werden, können durch das Finanzamt als illegal eingestuft werden.
    
3. Keine Angst vor der KassenSichV:
   Für die Nutzer von Kassensystemen führt der Einsatz der TSE und die Standardisierung der Datenaufzeichnung zu einer erheblich größeren Rechtssicherheit. Es besteht kein pauschaler Generalverdacht der Steuerhinterziehung mehr.